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Neugierig bleiben, weil der Wandel niemals zu Ende ist

Eine Erfolgsgeschichte, erzählt von Karsten Fanke, agiler Coach bei F&P GmbH

Auslöser

Als Betreiber eines Online-Community-Portals ist F&P seit der Gründung ein Unternehmen mit sehr digitalisierten Strukturen. Wir stehen quasi vollends digital mit unserer Community in Kontakt. Dazu kommt, dass wir die Software hinter dem Portal selbst gebaut haben und ständig weiterentwickeln. Sozusagen hat das Angebot einer digitalen Dienstleistung den digitalen Prozessen innerhalb der Firma automatisch den Weg geebnet.

Zusätzlich dazu haben wir zwei Standorte, weshalb wir entsprechende Möglichkeiten schaffen mussten, uns auch als Team digital zu verbinden und Austausch zu ermöglichen. Wir nutzen viele digitale Arbeits-Tools allen voran die Google Office Suite.

Sowohl für unsere Community als auch unser Team wird der reale Kontakt und Austausch immer den höheren Stellenwert haben. Mit unserem Portal möchten wir das Vernetzen, Kennenlernen und Entdecken beschleunigen.

Durch die Corona-Pandemie haben wir einen Schub in Richtung mobiles Arbeiten bekommen. Die Pandemie stellte für uns einen Bonus in puncto Ausstattung und Lernerfahrung dar. Wir haben zügig auf Laptops umgestellt, anstatt an festen PCs festzuhalten, um schnell mobil arbeiten zu können. Auch unsere Community stand vor völlig neuen Herausforderungen. Der angestrebte reale Kontakt war untersagt. Wir konnten unseren Mitgliedern jedoch schnell eine neue digitale Variante des Sehen und Gesehenwerdens anbieten.

Allgemein würde ich sagen, dass wir aktuell hinsichtlich der digitalen Ausstattung und der Prozesse/Methoden einen sehr hohen Digitalisierungsgrad im Unternehmen haben.

Der Schlüssel zum Erfolg

Wir bei F&P haben bezüglich der Digitalisierung von internen und externen Prozessen mehrere positive Erfahrungen gemacht. So probieren wir immer neue digitale Dienstleistungsangebote aus und versuchen zum Beispiel mit Live-Streams, neue Kundengruppen zu gewinnen.

Neben den technischen Produkt-Neuerungen halten wir auch alle unsere Mitarbeiter auf dem neuesten Stand der Technik und Tools. Unser Feelgood-Management kümmert sich allein um das Wohl unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Aufgaben betreffen sozusagen das tägliche menschliche Miteinander. Also, dass entsprechendes Equipment vorhanden ist, dass die entsprechenden Meetingräume immer ausgestattet sind, das ganze Büro entsprechend gestaltet und eine gewisse Grundordnung gegeben ist. Während der Sperrzeit für das Büro plante unser Feelgood-Team verstärkt Online-Events in den Abendstunden, damit der soziale Bezug nicht verloren geht.

Zum anderen gibt es zwei agile Coaches, – einer davon bin ich – die agile Arbeitsweise im Unternehmen und in den Teams fördern. Während der Pandemie und der auferlegten Remote-Arbeit haben wir viel an Meeting-Ritualen gebastelt und verfeinert. Hier haben wir deutlich den wachsende Umfang an Tools und Möglichkeiten von rein digitalen Besprechungen kennengelernt. Wir sind aber auch da, um unsere Kollegeninnen und Kollegen zu fördern und diese durch Methoden, Tools und Coaching-Elemente auf die nächste agile Stufe zu bringen.

Das fängt schon mit der Einstellung bei F&P an. Im Onboarding-Prozess arbeiten die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen entsprechenden digitalen Plan bzw. eine To-Do-Liste ab. Die Mitarbeitenden lernen so die verschiedenen Bereiche, Tools und Kolleginnen und Kollegen kennen. Wir geben unser Wissen entsprechend weiter, indem alle einen eigenen Buddy zugeordnet bekommen, der Hilfestellungen gibt und entsprechenden Tools, Prozesse und Zusammenhänge erklärt. Zurückblickend hat dieses Onboarding auch online während der COVID-19 Pandemie super funktioniert.

„Individuen und Interaktionen sind mehr als Prozesse und Werkzeuge. Diese agile Haltung lebe und lehre ich. Digitalisierung ist gut, aber ohne den Menschen sinnfrei.“

Karsten Fankeagiler Coach, F&P GmbH

Aufwand

Aber Digitalisierung von internen und externen Prozessen bedeutet auch immer wieder viele kleine Herausforderungen auf dem Weg zum Zielzustand aus dem Weg zu räumen und zu meistern.

Gerade weil ich mit vielen verschiedenen Personen am Tag zu tun habe, merke ich, dass es gerade in der digitalen Kommunikation zwar mehr Transparenz gibt, aber viele Fehlinterpretationen entstehen können. Bei uns nutzen wir immer weniger E-Mails als Kommunikationsform, sondern „Instant-Messaging“ Tools. Habe ich früher noch länger überlegt, was ich in eine E-Mail schreibe, hat sich die Frage-Antwort-Geschwindigkeit heutzutage deutlich erhöht. Wir schreiben in kurzen Sätzen, oder nutzen nur Emojis. Oftmals sind wir dazu geneigt viel schneller und oberflächlich die Antworten zu verfassen. Dadurch läuft man Gefahr Themen herauszulesen, die so nicht beabsichtigt waren und man antwortet entsprechend, wodurch die Kommunikation auseinander läuft und im schlimmsten Fall unterbrochen wird oder in einem Konflikt endet. Zusätzlich wird man durch die Informationsflut und die Aufmerksamkeitserregung der Tools in seiner eigenen Arbeit behindert, da man alle Informationen immer und überall verfolgen möchte – das nennt man heute „Fear of missing out“. Daher schätzen wir bei uns die Vorteile des gesprochenen Wortes sehr. Durch digitale Anrufe oder Video-Calls können wir auch virtuell in den Dialog gehen und uns auf einer direkten Kommunikationsebene verständigen. Das geschriebene Wort kann ich stets unterschiedlich auffassen, während beim gesprochenen Wort die Betonung eine Richtung vorgibt.

Die Nutzung von digitalen Tools bedeutet auch immer einen gewissen monetären Aufwand. Wir achten in erster Linie darauf, dass sich neue Tools in unsere Systemlandschaft ohne großen Ressourcenaufwand integrieren lassen. Unser Anspruch ist es, dass alle Tools miteinander vernetzt bedienbar sind und zwar möglichst langfristig. Jeder Mitarbeiter darf dazu seine Ideen und Erfahrungen einbringen. Ein erfahrenes Admin-Team kümmert sich um den Aufbau, Ausbau und den Betrieb der Büro-Infrastruktur.

Hilfreiches

Als sehr wertvoll, vor allem in den letzten zwei Jahren, hat sich unser Feelgood-Management und die allgemein vorherrschende agile Arbeitsform erwiesen. Wir haben daran gearbeitet, effektive virtuelle Meetings oder Videokonferenzen zu gestalten, damit diese auch in einem Remote-Kontext gewinnbringend ablaufen. Hier konnten wir kurze Anleitungen ausarbeiten und richtige Trainings abhalten, damit die Mitarbeitenden kleine Impulse mitbekommen und ein bisschen mehr Mut in dieser Angelegenheit bekommen. Das wurde von den meisten auch sehr positiv angenommen. Was uns immer besonders hilft, ist unser Credo: „Keep it simple“. Das übertragen wir nicht nur in unsere menschlichen Interaktionen, sondern auch in unsere Tools.

Ein weiterer Vorteil der Tools ist, dass wir Personal-Informationen, wie z.B. Abwesenheiten, transparent halten können und somit Ineffizienzen aus dem Weg räumen. Muss ich ins Büro fahren oder ist dort keiner anwesend und wir können den Termin direkt online planen.

Vieles von alledem haben wir genau in dieser Form umgesetzt, weil wir viel im Austausch mit anderen Firmen sind. Von daher kann ich abschließend einen generellen Tipp an alle geben: Schaut was andere Unternehmen erfolgreich machen, identifiziert die Global Player in dieser Branche und probiert dies mit einer gewissen Vorsicht abzuschauen. Man muss nicht immer das Rad neu erfinden. Es gibt schon so viel.

Lerneffekte

Ich glaube die Digitalisierung hat uns in erster Linie ein hohes Maß an Transparenz innerhalb von F&P gebracht. Informationen von digitalen Whiteboards oder Kalendereinträge können offengelegt werden und das schafft eine gewisse Ortsunabhängigkeit. Ich kann Daten von überall aufrufen und jederzeit von überall teilnehmen – auch mit dem Smartphone. Auch ohne die physische Begegnung kann bei uns jeder alles mitverfolgen, kreativ gestalten und interaktiv mitmachen. So können sich alle Mitarbeitende nach den Verfügbarkeiten anderer richten und abwägen, ob sich der Weg ins Büro lohnt oder ob alle im Homeoffice sind. Auch Meetings oder Workshops können so einfacher organisiert werden – hybrid, online oder vor Ort. Besonders erfolgreich sind wir hier in unserem Onboarding-Prozess, welcher auch während den Lockdowns sehr gut funktioniert hat. Die neuen Mitarbeitenden waren in den digitalen Arbeitsprozessen sofort integriert. Da gibt es keine Berührungsängste, sowohl gegenüber dem Tool, als auch gegenüber den Mitarbeitenden, die ich noch nicht in echt gesehen habe.

Ein großes Learning kann ich an dieser Stelle noch hinsichtlich der Datensicherheit weitergeben. Allgemein kann ich eine gewisse Anti-Haltung, zum Beispiel in Bezug auf die Datenspeicherung im Ausland, nachvollziehen. Hier bieten inzwischen genügend deutsche Unternehmen derartige Dienste an. An manchen Stellen ist es effizienter darauf zu vertrauen, dass Personalthemen von kompetenten Anbietern abgewickelt werden, die am Ende noch kostengünstiger als der Eigenbetrieb sind. Was ich hier sagen möchte ist, dass man eine gewisse Grundvorsicht walten lassen sollte, aber z.B. Cloud-Diensten vertrauen kann.

F&P GmbH

  • Kontaktperson:

    Karsten Fanke – agiler Coach, F&P GmbH

  • Adresse:
    F&P GmbH
    Karl-Liebknecht-Str. 12
    04107 Leipzig
  • Branche:

    IT und Software

  • Mitarbeiter:

    160 Beschäftigte

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