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ERP-Systeme als zentrale Komponente im Digitalisierungs-Fortschritt des Mittelstandes

Eine Erfolgsgeschichte, erzählt von Martin Eylert, Geschäftsführer Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG

Auslöser

Das Hauptanliegen unserer Firma in Bezug auf die Digitalisierung war vor allem die Vereinheitlichung und Verbesserung der betrieblichen Prozesse. Routinearbeiten sollten weitestgehend verringert und die Erstellung, Weiterleitung und Ablage sowie der Zugriff auf die Belege mit einem Minimum an Aufwand erfolgen. Später wurde die Verbindung unserer eigenen Systeme untereinander und die Verbindung unserer Systeme mit denen unserer Kunden und Zulieferer immer wichtiger. Medienbrüche wollten wir gern verhindern, um noch effektiver zu werden. Die internen Systeme sollten als einheitliches Ganzes arbeiten und nicht durch den zeitraubenden Ausdruck auf Papier und erneutes Einscannen getrennt werden. Dabei endet die Digitalisierung nicht an der Bürotür. Moderne Lagertechnik stellte uns vor die nächste Herausforderung. Auch diese sollte keine Insellösung bleiben.

So wurde kontinuierlich an den Schnittstellen gearbeitet und die Digitalisierung vorangetrieben. Das Ziel war die digitale Weitergabe der Informationen zwischen Fax, E-Mail-System, DMS, ERP, Lagertechnik und unserem eigenen Internetshop.

Die an uns herangetragenen Forderungen unserer Geschäftspartner bezüglich des digitalen Geschäftsverkehrs waren ein weiterer Auslöser für den Austausch von überbetrieblichen digitalen Informationen. Vor allem die Forderungen unserer Kunden waren sehr vielfältig. Vom individuellen Direktaustausch bis hin zu verschiedensten Plattformen waren hier die Anforderungen zu analysieren und möglichst schnell einer Lösung zuzuführen. Wir sahen darin die Chance, neue Kundensegmente zu erreichen und unseren Absatzmarkt auszubauen. Darüber hinaus wollten wir Entnahmesysteme bei unseren Kunden installieren, welche digital die Nachfüllaufträge an unser ERP-System senden. Den Kunden sollte es ermöglicht werden, sowohl auf Kommissionsbasis als auch auf Kaufbasis zu bestellen.

Der Schlüssel zum Erfolg

Dank unserer kontinuierlichen Arbeit an den Schnittstellen und Prozessen sind wir nun fähig, Informationen zentral zugängig zu machen und viel Aufwand zu sparen. Die interne und teilweise auch die externe Auftragsabwicklung funktioniert nun ohne Medienbruch. Das spart Zeit und verringert die Fehlerquote bei der Auftragsbearbeitung.

Die Bereitstellung von externen Schnittstellen, Entnahmesystemen und elektronischen Katalogen sichert uns als mittelständigem Betrieb die Wettbewerbsfähigkeit und die Kundenzufriedenheit auch bei unseren Großkunden.

„Die Vernetzung mit Kunden, Zulieferern und Händlern ist für uns ein Hauptpunkt der Digitalisierung.“

Martin EylertGeschäftsführer, Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG

Aufwand

Als mittelständisches Unternehmen mussten wir auf unser bestehendes ERP-System aufbauen, welches wir über viele Jahre in Betrieb hatten und aus eigener Kraft weiterentwickelt haben. Die Einstellung der Wartung durch den Hersteller führte dann aber zu technischen und mengenmäßigen Engpässen. Der Aufwand für die Neueinführung eines modernen ERP-Systems stellte uns vor große konzeptionelle und finanzielle Herausforderungen.

Die Komplexität der neu zu organisierenden Technik, Software und Prozesse führte zu erheblichen Summen für Investition und Schulung der Mitarbeiter. Die für uns undurchdringliche Vielfalt der Förderlandschaft erschwerte es uns, finanzielle Unterstützung zu akquirieren. Jedoch hatten wir die Chance, dieses Jahr eine Förder-Partnerschaft einzugehen. Dadurch erhalten wir die Möglichkeit, uns gezielt um relevante Fördermittel zu bemühen.

Hilfreiches

Learning by doing. Wir haben unser komplexes Projekt in kleinere Unterprojekte gegliedert. Man muss einfach anfangen und dann Schritt für Schritt zum Erfolg kommen. Projektarbeit in mittelständischen Unternehmen ist neben den Tagesaufgaben zu leisten. Es kommt darauf an, die engagiertesten Mitarbeiter von Anfang an mit in´s Boot zu nehmen.

Darüber hinaus ist es wichtig, gute Dienstleister an der Seite zu haben. Uns war neben der fachlichen Eignung auch immer die menschliche Seite wichtig. Nur so kann Zusammenarbeit funktionieren und zu echter Partnerschaft werden.

Lerneffekte

In einem nächsten Schritt wollen wir vor allem auch im Bereich der Lagerwirtschaft Veränderungen im Sinne der Digitalisierung vornehmen. So können wir die Prozesse des Wareneingangs, der Kommissionierung und des Versands effektiver und transparenter gestalten.

Ein weiteres wichtiges Betätigungsfeld ist der Rechnungseingang. Ein direkt in unser ERP-System integriertes Dokumentenmanagementsystem soll uns dabei helfen die Rechnungen digital zu verarbeiten und zu archivieren – vom Eingang über die Prüfung und Bezahlung bis zur Ablage.

Eine weitere Herausforderung wird die digitale Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern sein. Sowohl auf Kunden- als auch auf Lieferantenseite muss die Vielfalt der verwendeten Formate einer Lösung zugeführt werden.

In Zusammenarbeit mit unseren Geschäftspartnern sind wir optimistisch, auch diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern.

Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG

  • Kontaktperson:

    Martin Eylert
    Geschäftsführer, Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG

  • Adresse:
    Werkzeug-Eylert GmbH & Co.KG
    F.-O.-Schimmel-Straße 3
    09120 Chemnitz
  • Branchen:

    Technischer Großhandel

  • Mitarbeiter:

    80 Beschäftigte

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