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Digitalisierung der internen Prozesse

Eine Erfolgsgeschichte, erzählt von Johannes Graf, Leiter Produktion & Vertrieb der richter & heß VERPACKUNGS-SERVICE GmbH

Auslöser

Im Zuge der Vorbereitung der Unternehmensnachfolge wurde ich als neues Mitglied in das Unternehmen und in die Geschäftsleitung aufgenommen. Bereits während meines Studiums im Bereich Papiertechnik sowie später während des MBAs wurde Digitalisierung regelmäßig thematisiert. Gleichzeitig ist Herr Richter als Inhaber und Geschäftsführer von richter & heß VERPACKUNGEN, er feierte im September 2021 seinen 78. Geburtstag, sehr progressiv und interessiert an neuer Technik, v. a. in Bezug auf Digitalisierung.

In unserem regelmäßigen Austausch zum Thema Digitalisierung kam der Moment, wo wir einen Ansatzpunkt zur Entwicklung der Digitalisierung in unserem Unternehmen definieren mussten. Auf der Suche nach einem Endpunkt dieses Projektes wurde uns schnell bewusst, dass es im Zuge der Digitalisierung eigentlich keinen finalen Abschluss geben kann. Es ist ein Prozess, der immer weiter ausgebaut werden kann.

Der Schlüssel zum Erfolg

Wir starteten mit einer Bestandsaufnahme. Zu Beginn suchten wir Unterstützung beim Fraunhofer Institut, mit dem richter & heß VERPACKUNGEN eine langjährige Zusammenarbeit und entsprechende Partnerschaft pflegt. Wir als Unternehmen wussten, welche Prozesse abgebildet werden sollten, doch fehlte uns das Know-how zur Umsetzung unserer Ideen. Wie viele mittelständische Unternehmen haben auch wir keine große IT-Abteilung mit mehreren Mitarbeitern. Wir haben einen kompetenten IT-Administrator, welcher allerdings durch die täglich anfallenden Aufgaben in unserem Unternehmen über keine weiteren zeitlichen Kapazitäten verfügt.

Zu Beginn des Projektes haben wir mit dem Fraunhofer Institut eine komplette Prozessanalyse vorgenommen. Wie entsteht ein Artikel? Wo werden Daten produziert? Wie ist der Datenfluss und wo finden in dem Prozess „Medienbrüche“ statt? Das heißt, an welchen Stellen des Prozesses werden digitale Daten in Papier umgewandelt und werden eventuell diese Daten zu einem späteren Zeitpunkt erneut digitalisiert? Uns war zu Beginn nicht richtig bewusst, wie viel Papier eigentlich bei 120 Mitarbeitern an unseren fünf Standorten täglich aus den verschiedensten Gründen benötigt und verbraucht wird.

Basierend auf dieser Erkenntnis haben wir unsere Projektziele festgelegt. Das ging recht schnell. Wir wussten, wir wollen den gesamten Datenablauf innerhalb der Firma digital gestalten, um transparente Abläufe zu generieren. Unser Ziel ist es, die Daten in einer so „sauberen“ Form zu haben, dass wir eine vernünftige Produktionsplanung realisieren können und darauf basierend eine verlässliche Lieferterminberechnung ermöglicht wird. Eine Stelle, an der in unserem Unternehmen mit sehr viel Papier gearbeitet wird, ist beispielsweise die Produktionsplanung mit ausgedruckten Arbeitskarten. Fallen in der Produktion beispielsweise ein oder zwei Mitarbeiter aus, ist die Vertretung dieser Mitarbeitenden oft von vielen Unsicherheiten bzgl. des Ablaufs geprägt. Lückenlos nachvollziehbare Produktionsschritte in Form von einer digitalen Arbeitskarte können die Arbeit in diesem Fall enorm erleichtern.

Im nächsten Schritt arbeiten wir jetzt daran, die gesamte Wertschöpfungskette zu digitalisieren. Wir sind bereits digital an unsere Lieferanten angebunden. Über die digitale Schnittstelle wird alles vom Angebot bis zur Rechnungstellung realisiert. Das Gleiche möchten wir unseren Kunden anbieten, über ein von uns entwickeltes Portal, um die sich wiederholenden Prozesse im Vertrieb zu verringern bzw. zu automatisieren. Die Technologien sind alle da. Man muss es eigentlich nur anwenden.

„Man muss sich im Zuge der Digitalisierung bewusst sein, dass es kein Ende gibt. Wichtig ist sich zu fragen: „Was will ich mit der Digitalisierung erreichen? Wo sind meine Schwierigkeiten?“ Und dann mit der Basis anfangen. Dann sieht das Team den Nutzen, es entwickelt sich eine positive Eigendynamik und es fängt an, Spaß zu machen.“

Johannes GrafLeiter Produktion & Vertrieb, richter & heß VERPACKUNGS-SERVICE GmbH

Aufwand

Ganz günstig ist es nicht. Auf der Produktionsebene ist die Sensortechnik günstiger geworden. Aber eine Wirtschaftlichkeitsberechnung zu machen, ist im Vorfeld schwierig. Man muss es wirklich wollen. Wir gehen jetzt davon aus, dass es sich in zweieinhalb Jahren refinanziert hat.

Für uns ist die Transparenz das Wichtige. Wir wollen fünf Produktions- und Logistikstandorte von einem Standort aus steuern. So können wir zum Beispiel dem Kunden einen früheren Liefertermin kommunizieren, weil wir sehen, dass wir auf einer Maschine freie Kapazitäten haben. Das ist der Grund, die Digitalisierung zu starten und wir beginnen mit den Basics in der Produktion.

Wir haben das Projekt mit dem Fraunhofer Institut Anfang 2020 mit der Prozessanalyse gestartet. Dann kam nach einer kurzen Pause das Projekt mit dem Mittelstandskompetenzzentrum. Das Projekt war von vornherein mit fünf bis sechs Monaten geplant. Nach einer weiteren kurzen Pause zum Analysieren der nächsten Schritte startete das Projekt mit „In.hub“, einem lokalen IT-Unternehmen im März 2021. Das Anbringen der Sensoren und die Installation des Systems benötigte eigentlich nur zwei Monate, d.h. ursprünglich wollten wir Ende Mai, Anfang Juni fertig sein. Die größere Verzögerung kam durch die digitale Arbeitskarte. Da wir eine digitale Schnittstelle zu unserem Warenwirtschaftssystem brauchten, musste eine Verbindung zwischen zwei unterschiedlichen Systemen hergestellt werden. Das war ein Zeitfresser, der viel Geduld benötigte. Dieser Prozess hat drei Monate gedauert und so kommen wir erst Ende Oktober, Anfang November diesen Jahres zum Abschluss.

Grundsätzlich stehen für Investitionen dieser Art öffentliche Fördermittel zur Verfügung. Aufgrund der Geschwindigkeit und der Art des Prozesses bei der öffentlichen Vergabe wurden die bisherigen Investitionen jedoch aus Eigenmitteln finanziert.

Hilfreiches

Arbeitsplätze sind durch das Projekt nicht weggefallen. Wir gehen eher davon aus, dass wir mit den bestehenden Arbeitsplätzen eine Kapazitätserweiterung schaffen. Das wird uns helfen, denn wir wollen wachsen.

Im Zuge des Projektes gab es einen positiven Nebeneffekt: die Qualitätsverbesserung. Dieses Thema hatten wir in der ursprünglichen Planung nicht vorhergesehen.

Im Mittelstandskompetenzzentrum konnten die Kollegen sehen, welche Technologie eingesetzt werden soll. Mit diesem Wissen und mit kontinuierlicher und offener Kommunikation, sowohl in Einzel- als auch Gruppengesprächen, konnten die Bedenken der Mitarbeiter widerlegt werden. Dabei ging es vordergründig um die Angst des Arbeitsplatzverlustes und es wurde eine Art digitale Überwachung seitens des Personals befürchtet. Sobald die Leute die Vorteile in der täglichen Arbeit erleben, führt das sehr schnell zur Akzeptanz im Team. Wichtig: Man muss alle (!) von Anfang an mitnehmen und dann einfach Geduld mitbringen.

Lerneffekte

Es ist wichtig, Fragen zu stellen und die Schritte grundsätzlich zu begreifen, ohne tiefgehendes IT-Verständnis zu besitzen. Eine gute Orientierungshilfe für die Prozessanalyse bietet das Qualitätsmanagement ISO 9001.

Ganz wichtig: Was möchte ich eigentlich erreichen? Wir haben dafür mit dem Fraunhofer Institut eine Digitalisierungs-Roadmap erarbeitet, mit Ausbaustufen. Wir sind derzeit auf der Stufe zwei, von den von uns definierten fünf Stufen. Die letzte Stufe wären die KI & Blockchain-Technologien. Es ist wichtig, die Basis zu legen, in das Thema hineinzukommen und Erfahrung zu sammeln. Man sollte nicht alles gleichzeitig versuchen. Die positiven Erfahrungen kreieren wiederum eine positive Eigendynamik bei den Mitarbeitern.

Bei der Auswahl eines passenden IT-Unternehmens, welches uns bei der Umsetzung unterstützt, haben wir mit diesen vorab unsere zwei klar definierten Ziele allumfänglich besprochen. Daraufhin konnte man sehr schnell feststellen, ob sie uns die Lösung liefern können oder nicht.

„Richter & Heß“

  • Kontaktperson:

    Johannes Graf
    Leiter Produktion & Vertrieb
    richter & heß VERPACKUNGS-SERVICE GmbH

  • Adresse:
    richter & heß VERPACKUNGS-SERVICE GmbH
    Werner-Seelenbinder-Str. 9
    09120 Chemnitz
  • Branchen:

    Verpackungsindustrie

  • Mitarbeiter:

    120 Beschäftigte

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