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Digitalisierung Machen ist wie Wollen – nur krasser

Eine Erfolgsgeschichte, erzählt von Dr. Alexander Trommen, CEO Appsfactory GmbH

Auslöser

Die Appsfactory haben wir in dieser Form vor 13 Jahren als eine innovative und kompetente Digital-Agentur gegründet. Daher bildet die Digitalisierung das Fundament unseres Geschäftsumfelds und stellt für uns einen großen Umsatztreiber dar. Dies ist für uns der Grund, weshalb wir in der digitalen Transformation sehr große Chancen sehen, die trotz der wirtschaftlichen Schwierigkeiten und der globalen Pandemie, in unserem Geschäftsumfeld zu Wachstum führen werden. Die Digitalisierung per se wird bei uns daher nicht als Gefahr, sondern geschäftsfördernd wahrgenommen. Eine große Herausforderung stellt jedoch der aktuelle Fachkräftemangel dar. Hier könnte unserer Meinung nach noch einiges mehr an der Attraktivität der MINT-Fächer (Anm. d. Red.: Mathematik, Naturwissenschaften, Informatik und Technik) getan werden sowie Prozesse zur Aufnahme von ausländischen Fachkräften vereinfacht werden. Aufgrund dessen versuchen wir uns als starker Partner bei unseren Kundengruppen zu etablieren, um mit diesen gemeinsam daran zu arbeiten, die digitale Transformation erfolgreich zu meistern.

Der Schlüssel zum Erfolg

Ein immenser Vorteil der Appsfactory und ihrer Mitarbeitenden ist vor allem das agile Reaktionsvermögen auf Veränderungen und die damit verbundene Anpassungsfähigkeit.

Ich würde hier gerne ein Beispiel vom Beginn der COVID-19-Pandemie 2020 anbringen: Trotz der Komplexität unseres Geschäftsumfeldes haben wir es geschafft, innerhalb eines Wochenendes alle Mitarbeitenden samt technischer Ausstattung ins Home-Office bzw. ins Remote Arbeiten zu senden. Wir haben das alles in weniger als zwei Tagen entschieden und dann auch umgesetzt. Trotz dieser Veränderung sind wir im Jahr 2020 um knapp 10 % gewachsen. Das heißt, wir funktionieren gut digital. Angefangen bei der komplett digitalisierten Personalplanung und der schon immer digital ablaufenden Organisation des Projektmanagements wird nicht mehr mit Papier gearbeitet. Einzige Ausnahme – das Thema Arbeitsverträge, und das ist wirklich nur den rechtlichen Voraussetzungen geschuldet.

Bezüglich des Fachkräftemangels fahren wir mehrere Strategien. Da gibt es zum einen den langfristigen Weg. Wir halten schon seit acht Jahren Vorlesungen an der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (Anm. d. Red.: HTWK Leipzig) in spannenden Fächern. Das heißt, wir haben versucht uns in den Hochschulen zu etablieren, sodass wir über Praktika und über Bachelor- oder Masterarbeiten eine enge Bindung an das Hochschulwesen generieren können. Da bekommen wir eine Menge an Nachwuchstalenten her. Ganz am Anfang der Appsfactory war es so, dass mehr oder weniger 70 – 80 % unserer Beschäftigten von der HTWK Leipzig waren. Das ist natürlich heute bei 250 Mitarbeitenden und dem Bedarf an z. B. Informatikern nicht mehr möglich. Aus diesem Grund haben wir zum anderen auch noch eine etwas kurzfristigere Strategie entwickelt. Wir stellen auch Fachkräfte aus vielen anderen Ländern ein. Insbesondere laden wir Experten aus der Ukraine zu ein. Wir haben bereits vor dem Krieg zahlreiche hoch qualifizierte Kollegen rekrutiert und tolle Erfahrungen mit ihnen gemacht. Wir freuen uns, wenn wir in dieser Zeit weiteren Talenten einen spannenden Job in einem internationalen Team bieten dürfen. Denn inzwischen beschäftigen wir Mitarbeitende aus bis zu 27 Nationen bei der Appsfactory, denen wir selbstverständlich auch deutsche Gehälter zahlen. Ein Vorteil ist hier, dass alle Teams ab dem ersten Tag in einem Raum sitzen und agil zusammenarbeiten. So haben die neuen Mitarbeitenden ein sehr schnelles Onboarding durch die direkte Einbindung in Team-Strukturen und Kommunikation. So ist unserer Meinung nach nicht nur die Effektivität viel höher, sondern auch der Zusammenhalt, denn der Erfahrungsaustausch beginnt ab Tag 1.

„Wir bieten Talenten aus aller Welt das Arbeiten in internationalen Teams, die die digitale Zukunft mitgestalten.“

Dr. Alexander TrommenCEO und Gründer, Appsfactory GmbH

Aufwand

Eigentlich treiben wir das Thema Digitalisierung bei der Appsfactory von Beginn an aus einem Grund voran: Effizienz. Und wir reden hier von der Optimierung unserer internen und externen Prozesse. Also wir digitalisieren nicht um der Digitalisierung willen. Wenn wir zum Beispiel digitale Signaturen einführen, dann tun wir dies vor allem aus dem Grund, dass wir über mehrere Standorte vernetzt und nahtlos zusammenarbeiten können. Wir vermeiden auf diese Weise Ineffizienzen, weil wir Papier durch die Gegend schicken.

Das ist genauso bei dem Thema Personalmanagement. Ursprünglich war Grund der Digitalisierung nicht, weil wir keine Personalakten mehr in Aktenordnern haben wollten. Wir haben digitalisiert, weil wir unglaublich viele Bewerber, teilweise 2.200 Bewerbungen, pro Jahr haben. Diese werden auch durch unsere internen Prozesse begleitet und wenn wir das mit Papier und mit klassischer E-Mail handhaben würden, dann könnten wir nicht so schnell auf interessante Bewerber reagieren, wie wir das heute tun.
Generell glaube ich, ist das Wichtigste, dass du als Geschäftsführung beim Thema Digitalisierung von Prozessen überzeugt bist und hinter den Veränderungen stehst bzw. diese mitträgst. Dazu gehört es auch, die allseits bekannten Phrasen nicht gelten zu lassen: Man darf nicht zulassen, dass das Thema Digitalisierung rein auf schlecht ausgebildete Mitarbeiter, zu hohe Kosten oder nicht realisierbare Zeitfaktoren reduziert wird.

In Zukunft wird es hier eine noch größere Herausforderung geben. Unternehmen werden gezwungen sein, nicht nur zu digitalisieren, sondern parallel ein digitales Geschäftsmodell aufzubauen, also sich aus einem Hardware-Unternehmen zu einem Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln. Und das ist nochmal eine ganz andere Geschichte.

Hilfreiches

Im Vergleich zu vielen anderen Agenturen haben wir durch unsere internen und externen digitalisierten Prozesse einen extrem schlanken Overhead, das heißt, wir haben sehr wenig Gemeinkosten. Damit können wir am Markt einen gewissen Margen- und Preisvorteil erzielen.

Diesbezüglich muss man auch sagen, dass die Digitalisierung in den internen Bereichen im Endeffekt gar nicht so schwierig ist, weil es jede Menge an guter cloudbasierter Software gibt, deren Einführung im Endeffekt ohne große Programmierleistung implementiert werden kann. Als kleines Beispiel, die Einführung unserer HR-Software hat zwei Monate gedauert und war letztendlich weder ein Kostentreiber noch ein Ressourcenfresser. Ich glaube, der Preis und die Zeit werden oft als Ausrede verwendet. Einfach nur mal so, die Software, die das komplette Personalwesen, also z. B. Personalakten oder Recruiting-Prozesse, verwaltet, kostet für eine Firma mit knapp 250 Mitarbeitenden ca. 1.500 Euro im Monat. Hier kann niemand mehr sagen, dass die hohen Kosten ein Thema sind. Schaut man sich die komplette E-Mail-Serververwaltung, Videokonferenzen oder Office-Softwares an, kann man diese heute relativ einfach über Google oder Microsoft abdecken. Dies könnte man für 5 bis 10 Euro pro Mitarbeiter pro Monat abdecken und die Implementierungszeit ist auch nicht sehr lange. Natürlich können viele verschiedene digitale Anwendungen einen gewissen Preis kosten, aber im Endeffekt sparen diese ja dann auch wieder durch effiziente und nachhaltige Einführung Kosten ein.

Lerneffekte

Generell konnten wir an den Entwicklungen der letzten Jahre sowohl positive als auch negative Effekte feststellen.

Ich glaube, unsere größten Erfolge verdanken wir der Tatsache, verstanden zu haben, dass wir durch den Einsatz von digitalen Tools unglaublich effizient unser Geschäft und somit auch unsere Prozesse gestalten können. Wenn ich teilweise sehe, wie andere Unternehmen ihre Ressourcenplanung oder Abrechnung über Excel machen, dann erstaunt mich das immer wieder. Da sind wir sehr weit gekommen in den letzten Jahren. Der größte Benefit im Zuge der COVID-19-Pandemie ist, dass wir uns hier einen sehr großen Anteil an Reisekosten gespart haben. Die virtuellen Konferenzen und Termine haben dahingehend vieles vereinfacht. Man kann inzwischen viel mehr Termine und Gespräche an einem Tag erledigen als früher. Für uns ist dieses Thema Videokonferenzen und Remote-Zusammenarbeit im Großen und Ganzen von Vorteil, weil wir vor allem für unsere SoftwareentwicklerInnen das Arbeiten viel angenehmer machen konnten.

Es gibt aber auch noch die andere Seite der Medaille. Ich persönlich glaube, der negativste Einfluss der COVID-19-Pandemie in der immer digitaler werdenden Arbeitswelt ist tatsächlich, dass insgesamt die Bindung an die Firma abnimmt.

Das ist vor allem der Fall, wenn wir von Home-Office reden. Die Mitarbeiterinnen sind nicht mehr so nah dran und man hat kaum mehr Kontakt zu Kollegen. Ich hatte vorhin ein Personalgespräch mit jemand, der schon zwei Jahre bei der Appsfactory ist und sagt, er habe noch nie eine Party mit gemacht und kenne auch noch nicht alle meine KollegInnen. Solche Erlebnisse sind, so simpel es klingt, ein wichtiger Faktor für das Gemeinschaftsgefühl und die Zugehörigkeit. Hier wird es die Aufgabe der Unternehmen in den nächsten Jahren werden, die Stärkung dieser nachhaltig neu zu gestalten.

Auch gibt es momentan eine Begeisterung in vielen sozialen Netzwerken, wie etwa Xing oder LinkedIn, über die Möglichkeit, dass jeder von zu Hause oder am Strand in Portugal arbeiten kann. Also kurz gesagt kann man Arbeitsleistung exportieren. Viele vernachlässigen aber in diesem Diskurs wichtige Aspekte. Ich mache mal ein Beispiel: Am Standort München verdient man aktuell deutlich mehr Gehalt als am Standort Timisoara in Rumänien. Dies hat wenig mit den Fähigkeiten der Person, sondern viel mehr mit den Lebenshaltungskosten zu tun, die in Timisoara viel niedriger sind. Können nun Münchner KollegIinnen das Münchner Gehalt verlangen, obwohl sie am Strand in Portugal arbeiten, wo die Lebenshaltungskosten niedriger als in München sind? Da bin ich mal gespannt und mir nicht ganz sicher, welche Veränderungen mit der Globalisierung und dem Remote Arbeiten einhergehen werden. Bringt das nur Gewinner in Deutschland mit sich, die sich über die Flexibilisierung kurzfristig freuen, oder bringt das vielleicht sogar mittel- bis langfristig deutliche Einbußen mit sich? Diese Seite wird in der Diskussion momentan total ausgeblendet, das halte ich für sehr kurzsichtig.

Appsfactory GmbH

  • Kontaktperson:

    Dr. Alexander Trommen

  • Adresse:
    Appsfactory GmbH
    Nikolaistraße 28-32
    04109 Leipzig
  • Branche:

    IT und Software

  • Mitarbeiter:

    250 Beschäftigte

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